จ่ายจริงแต่ไม่มีใบเสร็จ ทำอย่างไรให้เป็นรายจ่ายได้

ปัญหาที่กรมสรรพากรพบบ่อยคือ กิจการมีรายจ่ายจริง แต่ไม่มีหลักฐานเพียงพอ ทำให้ถูกบวกกลับเป็นรายจ่ายต้องห้ามตาม มาตรา 65 ตรี คู่มือกรมสรรพากรได้ยกตัวอย่างไว้ 3 กรณี

กรณีที่ 1: ผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานการรับเงิน

เช่น จ้างช่างซ่อมรายย่อย ซื้อของจากตลาดสด ค่าที่จอดรถ วิธีแก้: จัดทำ ใบสำคัญรับเงิน (Receipt Voucher) ให้ผู้รับเงินเซ็นชื่อ พร้อมสำเนาบัตรประชาชน หรือใช้ ใบรับรองการจ่ายเงิน ที่มีลายเซ็นผู้จ่าย + พยาน

กรณีที่ 2: ใบเสร็จรับเงินไม่สมบูรณ์

เช่น ใบเสร็จไม่มีชื่อผู้ซื้อ ไม่มีเลขผู้เสียภาษี ไม่ระบุรายการชัดเจน วิธีแก้: จัดทำเอกสารประกอบเพิ่มเติม เช่น สำเนาโอนเงิน หลักฐานการติดต่อ ภาพถ่ายสินค้า/บริการ พร้อมใบสำคัญจ่ายภายในของกิจการ

กรณีที่ 3: ผู้รับเงินไม่ยอมให้หัก ณ ที่จ่าย

โดยปกติหากรายการเข้าเกณฑ์ต้องหัก ณ ที่จ่าย (เช่น ค่าบริการ ค่าเช่า) แต่ผู้รับไม่ยอม กิจการยังสามารถ รับภาระภาษีเอง โดยคำนวณ Gross-up และนำส่งด้วย ภ.ง.ด. 3 หรือ 53 ตามประเภทผู้รับ

สรุป

ถ้าเอกสารเข้าหลักเกณฑ์การจัดทำ → เป็นรายจ่ายทางภาษีได้ (แต่ต้องไม่ต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี ข้ออื่นด้วย) หากไม่เข้าหลักเกณฑ์ → เป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (3)(9)(13)(18)